Desarrollo teórico Microsoft Excel parte 2

C41: Función SIFECHA

Es una función en Excel a la cual no tenemos acceso desde el catálogo de funciones y sin embargo ha estado presente en las últimas 7 versiones del programa incluyendo la versión 2010 de Excel.

Esta función nos ayuda a obtener la “diferencia entre dos fechas” y además nos permitirá elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que pueden ser días, meses o años. La sintaxis de la función SIFECHA es la siguiente:

=SIFECHA(fecha1, fecha2, tipo)

El primero y segundo argumentos son fechas en donde la fecha1 tiene que ser menor que fecha2. Dicho de otra manera, la fecha2 debe ser la fecha más reciente.
 Ejemplo visto en clases:

Fecha de nacimiento

Hoy

28/12/1987 17/09/2013

   la fórmula utilizada fue: =SIFECHA(E3;HOY();"y")
el resultado que obtuve fue =25 años

C42: Función SUMAR.SI

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

Sintaxis

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar.

Rango_suma: son las celdas que se van a sumar.

Ejemplo visto en clases:

Se trataba de un club donde teníamos que calcular el total de socios y no socios, luego debíamos calcular el ingreso de socios y no socios a partir del día 03-09-2013, a continuación comparto con ustedes la resolución del ejercicio.

Total de socios: =SUMAR.SI(B2:C11;E1;C2:C11)

Total de no socios: =SUMAR.SI(B2:C11;B3;C2:C11)

Total ingreso a partir del 03-09-2013: =SUMAR.SI(A2:A11;">="&A6;C2:C11)

Dificultad: cuando quise colocar el criterio lo hice de esta manera ">="A6 me salió un error en la fórmula por no haber colocado ">="&A6.

C43: La función BUSCARV

Nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando. 

Ejemplo visto en clases:

Volvemos a copiar los títulos de la tabla y luego escribimos la fórmula de la función buscarv, en este caso aplique la función a la columna producto como muestro a continuación:
=BUSCARV(A9;A1:D5;2;FALSO)
Una vez que tenemos la fórmula, le damos aceptar y nos arroja como resultado el producto de acuerdo al código que colocamos en la primer columna "código", en la columna producto arrastramos hacia abajo la fórmula y luego vamos cargando los códigos, en el último renglón lo que hice fue probar un número distinto por lo tanto me salió error.

C44: La validación de datos
La validación permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.

C45: El formato condicional 
Esta función nos permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lógicas.
A continuación les dejo un Power Point sobre las competencias nº 44 y 45, espero que les resulte útil.

Microsoft Excel: Validación de datos

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Reflexión: Estos conceptos son muy nuevos para mí y gracias a esta investigación más lo dado obtuve nuevas competencias que hoy puedo aplicarlas a mi trabajo administrativo, ya que note que facilitan el orden de la información y su análisis.

Fuentes

- Apuntes de clases y de la cátedra.

-Office microsoft; http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/sumar-si-HP005209292.aspx

-Excel total, http://exceltotal.com/la-funcion-buscarv-en-excel/

Desarrollo teórico del tema Microsoft Excel donde gráficos es el tema asignado

C32: Microsoft Excel 2007 

Es un programa de hoja de cálculo que permite realizar cualquier tipo de cálculo y planilla que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), *(multiplicación), / (división) y ^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma (), Promedio (), BuscarV (), etc.

C33: Colorear una hoja de cálculo

Vamos a la parte inferior de la hoja, luego hacemos clic en el botón derecho del mouse y seleccionamos la opción y color deseado.

A continuación voy a compartir con ustedes mis nuevos conocimientos sobre este programa, el tema que voy a explicar es gráficos, luego más adelante iré desarrollando otras competencias relacionadas al tema.

C34: Introducción a los Gráficos

E1: Gráfico es una representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y nos facilita su comprensión.

C35: Formas de crear un gráfico

E1: -Crearlo como gráfico incrustado: es insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

E2: -Crearlo como hoja de gráfico: es crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Un gráfico bien diseñado facilita la comprensión del significado de los números de la hija de trabajo y destaca mejor las relaciones entre esos números.

E3: Pasos para crear un gráfico:

-Seleccionar los datos a graficar

-Seleccionar la "cinta insertar" y hacer clic en el botón columna o algún otro tipo de gráfico. Tipos de leyendas

C36: Tipos de gráficos

Existen diversas formas de obtener los gráficos puede ser a través de columnas, líneas, circular, de barra entre otros.

C37: Estilos de gráficos

Para cambiar el estilo del gráfico vamos a diseño y luego a estilos de gráficos y por último seleccionamos el modelo.

C38: Orientación del gráfico

Para cambiar la orientación del gráfico, seleccionamos el gráfico y luego hacemos clic en el botón de "cambiar filas y columnas"

C39: Herramientas de gráficos

Una vez que tenemos el gráfico lo seleccionamos y podemos observar la barra de herramientas de gráficos, donde visualizamos las distintas opciones que Excel nos brinda como: Diseño (Cambiar tipo de gráfico, cambiar entre filas y columnas, diseños y estilos rápidos), Presentación (Insertar imagen, formas, cuadro de texto; Título del gráfico, Rótulos del eje, Leyenda, Etiquetas, Ejes, Fondo, Análisis) y Formato.

E1: Análisis del gráfico

E2: Títulos del gráfico

E3: Tipos de leyendas

E4: Tipos de etiquetas de datos.

E5: Tipos de fondos...> Cuadro gráfico

E6: Tipos de Ejes.

E7: Formato imagen: Relleno de forma- efectos. 

Ejercicio realizado en clases, donde teníamos tres tipos de productos A, B, C y sus ventas correspondientes según los años 2011, 2012 y 2013.

Ahora voy mostrar el gráfico sobre la empresa que elegí en este caso aproveche y tome un ejemplo de la empresa donde trabajo: SELPLAST S.A., lo que voy a mostrar es una planilla junto con su gráfico sobre los totales de ventas por locales período: 2011-2013, tome los primeros dos bimestres para acortar el ejemplo.

Los datos que muestro en el gráfico son las ventas del bimestre 1- 2011 del local 1.

C40: Insertar imagen en un gráfico.

Una vez que tenemos realizada la tabla, vamos a crear gráfico, elegimos un modelo, y luego hacemos clic derecho del mouse sobre la serie de gráfico y nos aparece una lista de opciones, entre ellas observamos la opción "serie de datos"y "dar formato a serie de datos", después que elegimos la imagen vamos a opciones de series--> relleno-->relleno con imagen o textura, colocamos la imagen y elegimos su orientación.

 Dificultad: Me costo demasiado realizar el gráfico insertando una imagen, ya que nunca había hecho un gráfico de este tipo, aprendí que depende el tipo de gráfico que elijamos se va a poder apreciar la imagen.

Error: En las opciones de series, en la parte de relleno con imagen en vez de colocar la "opción apilar" elegí que dice estirar y eso me deformaba la imagen y no lograba el resultado correcto.

Reflexión: Considero que es un programa esencial en las actividades administrativas  ya que facilitan mucho las actividades, lo cual permite obtener información de fácil comprensión.

Fuentes:

-Apuntes tomados en clases.

-Wikipedia, http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel consultado el día 19/09/2013.

-Aula clic, http://www.aulaclic.es/excel2007/t_11_1.htm consultado el día 18/09/2013.

-Aula clic, http://www.aulaclic.es/excel2007/t_7_3.htm consultado el día 19/09/2013.

-Paint

INVESTIGANDO SOBRE MS-ACCESS 2007

C24: Microsoft Access 

Es un programa del sistema operativo de Microsoft, permite manipular datos en forma de tablas (filas y columnas), realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones, incluso dibujar distintos tipos de gráficas.

                                            

C25: Base de datos

Es un conjunto de datos relacionados con un tema particular.

Su finalidad es obtener información confiable y actualizada para a toma de decisiones dentro de una Organización

C26: Base de datos relacional

Es un sistema diseñado para el manejo de información que ha sido con anterioridad organizada en forma de tablas relacionadas entre sí, siempre y cuando exista un campo en común que las relacione.

Permite realizar sobre una base de datos diversas operaciones, tal como:

Ò  Añadir nueva información

Ò  Obtener información ordenada

Ò  Imprimir la información que se necesite en forma de tablas o gráficos.

  Características

- Compuesta por varias tablas y relaciones

-No pueden existir dos tablas con el mismo nombre o registro

-  Cada tabla es a su vez un conjunto de registro (filas y columnas)

-Las claves primarias son la clave principal de un registro dentro de una tabla las cuales deben cumplir con la integridad de datos

C27: Elementos de la base de datos

Tablas: Es la unidad básica de almacenamiento de datos en una base de datos relacional que contiene una categoría de cosas.

Consultas: Con este objeto se pueden seleccionar todos los registros de una base de datos que cumplan unas determinadas condiciones.

Formularios: Son muy útiles a la hora de incorporar o mostrar datos de un registro en forma clara y sencilla.

Informes: Se lo utiliza para presentar en una hoja impresa los datos relativos a un conjunto de registros.

Páginas: Son objetos de Access que permitirán publicar sus datos de tablas o consultas como páginas Web.

Macros: Son objetos que permiten ejecutar una serie de operaciones habituales pulsando una simple tecla, ahorra tiempo en las operaciones repetitivas.

Módulos: Son parte de un programa realizado en lenguaje Visual Basic, permite personalizar la base de datos y realizar operaciones avanzadas.

C28: Elementos más importantes de Access

Campo: Elemento más pequeño de información (conjunto de caracteres) de la que se compone una base de datos.

Registros: Los campos de componen en conjuntos de registros.

Tablas: El conjunto de registros idénticos en cuanto a su formato, se conoce como tabla.

Base de datos integral: O archivo contenedor, en el cual se agrupan tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos son los “objetos de Access”

Objeto: Es algo que es posible seleccionar y manipular como unidad identificable.

C29: Tipos de datos que se utilizan en las tablas

Valor	Tipo de datos
Texto	(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos, como los números de teléfono
Memo	Texto extenso, o combinación extensa de texto y números.
Numérico	Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora	Valores de fecha y hora para los años del 100 al 9999.
Moneda	Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.
Auto numérico	Número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numérico no se pueden actualizar.
Sí/No	Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
Objeto OLE	Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Excel, un documento de Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) vinculado o incrustado en una tabla de Access.
Hipervínculo	Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo.
Asistente para búsquedas	Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

C 30: Otros elementos esenciales de  una base de datos

Indice: Elemento que permite definir un ordenamiento y una clave de acceso para una determinada tabla de una base. Ejemplo con el se puede leer o listar registros de una tabla en un orden determinado.

Clave Principal: Las tablas deben tener una clave principal definida. Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal.

 

C 31: Las Relaciones

Un base de datos permite la utilización de datos que pueden provenir de más de una tabla, el uso de relacionar tablas entre sí nos permite evitar la alteración de datos es decir la duplicidad de datos, esto favorece al disco ahorrando memoria y aumentando la velocidad de ejecución.

Tipos de relaciones

Relación Uno a Uno: cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Relación Uno a Varios: cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Relación Varios a Varios: cuando un registro de un tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Fuentes: 

-Apuntes de la Cátedra- ciclo lectivo 2013. 

-Aula clic, http://www.aulaclic.es/sql/b_1_1_1.htm. Consultado el día 13/09/2013